Belge inceleme tablosu

Ne işe yarar?

İnceleme tablosu, bir grup belgeyi aynı sorulardan geçirip sonucu bir matris hâlinde önünüze koyar. Satırlar belgeleriniz, sütunlar sorularınızdır; her hücrede o belgenin o soruya verdiği yanıt ve yanıtın dayandığı yer bulunur.

Tek tek okuyup not almanın yerini alır. Kırk sayfalık sekiz sözleşmede ceza koşulunun nerede olduğunu bulmak, bir dosyadaki ihtarnamelerin tebliğ tarihlerini çıkarmak ya da bir grup bordroda fazla mesai kaydını taramak bu tablonun işidir.

İncelemeyi kurma

1. 1

   Belgeleri seçin

   Belgeler bölümünde inceleyeceğiniz belgeleri işaretleyip çıkan “İnceleme tablosu” düğmesine basın. En az 2, en çok 10 belge seçilebilir. Aynı türden belgeleri birlikte incelemek en iyi sonucu verir: sözleşmeler bir tabloda, bordrolar başka bir tabloda.

2. 2

   Soruları belirleyin

   Hazır sorulardan seçin ya da kendi sorularınızı yazın; en az bir, en çok sekiz soru eklenebilir. Sorular kısa ve tek konulu olmalı — “Taraflar kimlerdir?” iyi, “Taraflar, tarih ve tutarlar nedir?” kötü bir sütundur.

3. 3

   Başlatın

   İş arka planda yürür. Tabloya yönlendirilirsiniz ve hücreler doldukça canlı görürsünüz; sayfayı kapatsanız bile inceleme devam eder ve bitince bildirim gelir.

Tabloyu okuma

Hücreye dokunduğunuzda yanıtın belgedeki dayanağını görürsünüz — hangi maddede, hangi cümlede geçtiği. Bilgi belgede yoksa hücre boş bırakılmaz, açıkça “belgede bulunamadı” yazar; bu, yokluğun kendisi bir bulgu olduğu için önemlidir. Bir sütunda arka arkaya “bulunamadı” görüyorsanız çoğu zaman sorunun ifadesini değiştirmeniz gerekir.

Tabloyu tarama aracı olarak kullanın, karar aracı olarak değil: kritik hücreleri belgenin kendisinde teyit edin. Tablo size nereye bakacağınızı söyler, sizin yerinize okumaz.

Ne zaman kullanmalı

• Devralma ve durum tespiti çalışmalarında sözleşme yığınını tarama.
• İş davasında bordro, puantaj ve fesih evrakını tek bakışta karşılaştırma.
• Ticari uyuşmazlıkta uzun yazışma serisinden tarih ve taahhüt çıkarma.
• Karşı tarafın delil listesindeki belgeleri risk başlıklarına göre eleme.
• Miras dosyasında tapu, veraset ve banka evrakını aynı sorularla okuma.

Buna karşılık tek bir belgeyi derinlemesine analiz edecekseniz tablo yerine sohbeti kullanın: belgeyi bağlam olarak ekleyip serbestçe sorular sormak daha hızlı ve daha esnektir.

Sütun sorularını yazma ipuçları

Tablonun kalitesini belirleyen şey sütun sorularıdır. İyi bir sütun sorusu tek bir olguyu ister, yanıtı kısa olur ve her belgede aynı biçimde aranabilir. Kötü bir sütun sorusu ise yorum ister, birden çok konuyu birleştirir ya da belgede karşılığı olmayan bir değerlendirme bekler.

Sütun sayısını sekizle sınırlı tutmak da bilinçli bir kısıttır: her ek sütun okunacak hücre sayısını belge sayısı kadar artırır. Uzun kontrol listelerini iki tabloya bölün — önce eleyici sorular, sonra ayrıntı soruları. Bir tabloyu bitirdiğinizde ilgi çeken belgeleri işaretleyip yalnız onlarla ikinci turu kurabilirsiniz.